Séminaire à Lyon : interview de Camille Garcia, de l’agence évenementielle La semaine des 4 jeudis

Agence événementielle basée à Lyon, La semaine des 4 jeudis est dirigée par la talentueuse Camille Garcia. Une agence à taille humaine, placée sous le signe de l’efficacité, au service des entreprises, pour des séminaires d’entreprises à Lyon et Paris, des team building. Une équipe au service de ses clients en recherche de conseils, de proximité et de solutions de communication pragmatiques ! Rencontre.

Quel est votre parcours professionnel ?

Camille Garcia : après mes études en Publicité à Bordeaux dans les années 2000, j’ai intégré le groupe NRJ Global régions (Régie des radios NRJ, Chérie FM, Nostalgie) au poste de Chef de Projets événementiel. J’ai d’abord fait mes armes en local, sur le secteur Loire et Puy de Dôme. Puis on m’a confié quelques années plus tard le poste de coordinatrice des régions dans le but de former les nouveaux intégrés aux offres événementielles du groupe. J’ai eu envie en 2007 de rejoindre une agence de publicité stéphanoise, où j’ai pu me concentrer sur le branding de marque, la stratégie de communication.

Deux ans plus tard, j’ai été rappelée par mon ancien directeur pour développer l’offre événementielle en Rhône-Alpes/ Auvergne et PACA au sein de la régie du groupe Lagardère Métropoles. J’y ai passé 5 années enrichissantes et épanouissantes avec des projets plus passionnants les uns que les autres. En 2004, j’ai eu envie de pouvoir créer de l’événementiel à ma façon avec une agence à taille humaine, j’ai donc créé La Semaine des 4 Jeudis. C’était il y a 3 ans …

Comment est né la Semaine des 4 jeudis ? Pourquoi ce nom ?

Camille Garcia : La Semaine des 4 Jeudis est née d’une véritable volonté de créer des événements qui ont du sens, sur-mesure et personnalisés pour chaque client. Quand on est une structure plus légère plus souple, la relation client s’en ressent forcément, on prend davantage le temps d’échanger, de comprendre les contraintes et problématiques de ses annonceurs. On fait presque partie de l’équipe le temps du projet, c’est passionnant.

La Semaine des 4 Jeudis est une vieille expression un peu décalée qui évoque les années 60 où le jour de repos scolaire était le jeudi au lieu du mercredi. Elle symbolisait une semaine utopique, rêvée où il y aurait eu 4 jours de loisirs dans le semaine. J’ai toujours pensé que l’événementiel était un métier de passionné où on s’amuse à monter des projets parfois un peu dingues, qui paraissent impossibles de prime abord. C’est ce côté décalé qui a inspiré le nom de l’agence. Et de façon plus terre à terre, le jeudi est souvent le jour où il n’est pas rare que nous travaillions sur plusieurs événements corporate en simultanée (soirées de lancement, soirées internes, etc..)

Face à un secteur concurrentiel, comment vous démarquez-vous ? Quels sont vos atouts ?

Camille Garcia : je considère que la créativité est un moyen et non une fin. Dans cette logique, nous mettons un point d’honneur à réaliser des solutions événementielles pragmatiques dont ont est sure qu’elle bénéficieront des meilleurs retombées auprès de la cible.
Et quand en plus elles sont originales, le message passe forcément mieux.

Combien de temps faut-il vous contacter à l’avance pour organiser un séminaire d’entreprise à Lyon ?

Camille Garcia : tout dépends du type de projet. Plus on anticipe, plus on est efficaces, mais nous faisons un métier où il faut savoir être réactifs. Il nous arrive fréquemment de mettre en place des campagnes de street marketing en moins d’une semaine. Concernant les inaugurations, lancements événementiels, plus d’un mois avant c’est le strict minimum si on veut faire les choses bien. Mais globalement, nous avons mis en place une véritable relation de confiance avec nos clients et nous avons plutôt une visions globale à l’année des prochaines dates clés.

Quel est le coût d’un séminaire d’entreprise ou d’un team building à Lyon ?

Camille Garcia : il n’y a bien évidemment pas de règles. Les coûts varient en fonction du nombres de participants, de la durée, etc… Je me refuse à proposer des prix « catalogue » car derrière un team-building à priori classique se cachent forcément des objectifs de communication différents d’un client à l’autre. On peut donc faire des choses à moins de 1 000 euros comme à plus de 50 000 euros… Le brief du client et le contenu du séminaire donnent le cadre de l’événement.

Quelles sont vos dernières réalisations ?

Camille Garcia : je pourrais en citer des dizaines. Quand je commence un projet que la ligne directrice est là et que nous tenons le concept, je suis parfois aussi excitée que le client à l’idée d’y donner vie. Mais si il fallait en choisir une parmi les dernières réalisées, nous avons par exemple créé un cercle de jeu privé pour les collaborateurs de CCLD recrutement dans le cadre de leur gala annuel. Cette soirée a été véritablement l’occasion de mettre à l’honneur les équipes avec une arrivée en limousine, un décor théâtralisé et des animations très privées. Nous avons aussi réalisé une soirée 100 % scandinave pour la marque Volvo à Aix-en-Provence à l’occasion du lancement des nouveaux modèles XC90 et S90…

Quelles sont vos références dans le domaine des séminaires d’entreprises ?

Camille Garcia : concernant les séminaires d’entreprises, nous avons des clients dans des univers variés. Nous travaillons aussi bien avec des professionnels de la finance et de la gestion de patrimoine que pour des sociétés spécialisées en solutions informatique ou encore des laboratoires pharmaceutiques…Sur la partie communication événementielle grand public, nous collaborons beaucoup dans le domaine alimentaire, mode beauté et automobile.

Quel intérêt de faire appel à La semaine des 4 jeudis pour un évènement interne, un team building ou un séminaire d’entreprise ?

Camille Garcia : un événement interne, un team-builing ou un séminaire d’entreprise constituent un instant unique, mais pas seulement, c’est un aussi un espace temps de partage et d’échanges. La mise en scène événementielle permet de capter l’attention, de créer convivialité et émotions positives, des notions qui resteront gravées bien au-delà de la soirée.
Quand Honda nous fait confiance pour l’inauguration de son nouveau showroom, c’est 250 clients que l’on chouchoute avec un accueil VIP et personnalisé, un cocktail sous les étoiles, un show spectacle féérique et un photocall afin qu’ils repartent avec des souvenirs plein la tête .

L’agence La Semaine des 4 Jeudis, c’est une organisation événementielle structurée et sur mesure dans un seul but commun : un lancement scénarisé pour marquer les esprits et atteindre les meilleures retombées en terme de communication hors-médias…

Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’un événement corporate ?

Camille Garcia : nous intervenons dès la recherche de lieux pour l’organisation d’événements avec un fil rouge général après avoir déterminé avec le client le sujet global du meeting et le format de la réunion. En amont, nous déterminons les objectifs et besoins (message à véhiculer en terme de communication interne). Il s’agit du premier critère à établir car il donne un point de départ au fil conducteur de l’événement.

Nous définissons les cibles (nombre des participants, typologie des participants), le format et la date de l’événement souhaité (durée, temps imparti aux réunions, temps « off »), la localisation géographique retenue et enfin le budget par participant.
L’ensemble de ces éléments nous permet d’établir un cahier des charges de l’événement corporate et d’orienter nos recherches.
Nous travaillons ensuite sur la recherche de lieu et l’offre de venue finding associée lorsque le brief requiert des prestations de réservations hôtelières, transfert, etc. La recherche de lieu est souvent un élément prédominant qui permet de décliner le fil rouge général ou le thème du séminaire. Il peut être ludique et inhabituel ce qui permet de créer une véritable expérience collective.
Nous établissons le programme (activités, restauration, réunions, etc) et la durée de l’événement tout en déterminant le contenu, les ressources (techniques, logistiques) et intervenants adaptés à l’événement corporate.

Nous accompagnons notre interlocuteur sur la communication interne et facilitons l’information données aux membres, collaborateurs… Il s’agit alors de :
* Concevoir et expédier les invitations, convocations relance et reminder par le biais d’un mailing routé, e-mailing ou mini site événementiel dédié permettant l’inscription par le biais d’un formulaire en ligne.
* Dans ce cadre, nous sommes en mesure de collecter les réponses, extraire les données et listes d’inscrits.
* Anticiper les méthodes d’émargement des invités le Jour J, générer les badges…
* Concevoir un contenu lors de l’événement et définir les moyens permettant de véhiculer le message (activité, déclinaisons thématiques sur site…)
Pendant, l’événement, nous coordonnons l’ensemble des intervenants nécessaires au bon déroulement de l’événement B to B (hôtesses, techniciens, traiteurs, animateurs…) et assurons une présence régie opérationnelle sur toute la durée de l’opération.
Le jour J, il faut être capable de pallier aux aléas de l’organisation et libérer le client de la logistique afin qu’il puisse profiter de ses collaborateurs pour échanger et partager.
En fin d’opération, nous faisons avec le client le bilan général et transmettons les supports photo et/ou vidéo réalisés le Jour J.
En effet, au delà l’organisation événementielle, il s’agit de prolonger la notion de partage et d’appartenance à l’entreprise par le biais de souvenirs, retours sur l’événement auprès des collaborateurs. Pour tout cela, 4 jeudis ne sont pas de trop dans une semaine !

Propos recueillis par Hervé Troccaz

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